Spis treści
Arkusze kalkulacyjne mogą działać, ale ich aktualizacja jest powolna i łatwo je zepsuć.
Zamiast gonić za liczbami co miesiąc, masz jasny obraz:
- Napływające pieniądze: czynsz, opłaty i inne opłaty.
- Pieniądze wychodzą: naprawy, dostawcy, media i podatki
- Co będzie prawdopodobnie dalej: wolne miejsca pracy, odnowienia, podwyżki czynszów i szczegółowe informacje, które pomogą Ci ustalić bardziej realistyczne założenia dotyczące dochodów
Ułatwia to planowanie krótkoterminowe dzięki 13-tygodniowej prognozie gotówkowej.
Aby szybko sprawdzić prawidłowość tych założeń – zwłaszcza wskaźników wydatków, wpływu podatków lub procentu podwyżki czynszu – możesz skorzystać z prostych narzędzi obliczeniowych online, takich jak nasz Kalkulator procentowy lub Kalkulator podatku od sprzedaży, aby sprawdzić dane przed zablokowaniem ich w prognozie.
Dlaczego dane stają się lepsze
Prognozy nie zawodzą, ponieważ matematyka jest trudna.
Szczegóły wynajmu pozostają dokładne
Warunki najmu nie są po prostu przechowywane – są śledzone.
- daty rozpoczęcia i zakończenia
- wysokość czynszu i terminy podwyżek
- koncesji i kredytów
- dodatkowe opłaty (jak CAM, jeśli z niego korzystasz)
- zasady dotyczące opłat za zwłokę
Zatem po odnowieniu umowy najmu lub zmianie czynszu prognoza zostanie zaktualizowana bez konieczności ponownego tworzenia arkusza.
Możesz zobaczyć kolekcje na bieżąco
Gdy czynsz jest pobierany online, a działalność banku jest połączona, możesz szybko zobaczyć:
- Co zostało zafakturowane a co faktycznie zostało zapłacone
- Kto jest za i o ile
- wzorce przestępczości w jednostkach i nieruchomościach
Oznacza to, że Twoje założenia dotyczące dochodów opierają się na rzeczywistych wynikach, a nie na „przypuszczeniach z ostatniego miesiąca”.
Wydatki stają się łatwiejsze do przewidzenia
Dzienniki konserwacji, zlecenia pracy i rachunki od dostawców tworzą przejrzystą historię.
Jak korzystać z oprogramowania, aby uzyskać lepsze prognozy w ciągu 30–90 dni
Wiele zespołów zajmujących się nieruchomościami ma już oprogramowanie, ale korzysta tylko z podstaw.
Najpierw wyczyść dane
Jeśli zapisy będą błędne, prognoza będzie zła.
Skoncentruj się na tych poprawkach:
- Dopasuj kategorie dochodów i wydatków do konfiguracji rachunkowości
- Sprawdź umowy najmu pod kątem brakujących dat końcowych, nieprawidłowych kwot czynszu lub brakujących odnowień
- ujednolicić nazewnictwo nieruchomości, jednostek, właścicieli i dostawców
- Potwierdź, że opłaty cykliczne są zgodne z warunkami najmu
- usuwaj lub archiwizuj starych najemców i nieaktywnych dostawców
Wykonaj raz odpowiednie czyszczenie, a następnie wykonuj lekkie comiesięczne kontrole, aby utrzymać je w zdrowiu.
Połącz księgowość i bankowość, aby uzyskać czystsze śledzenie środków pieniężnych
Im częściej ponownie wprowadzasz dane, tym więcej błędów tworzysz.
Gdy system jest podłączony do oprogramowania księgowego (takiego jak QuickBooks lub Xero) i kanałów bankowych:
- transakcje pozostają spójne we wszystkich narzędziach
- Pojednanie staje się szybsze
- Możesz wcześniej porównać prognozę z rzeczywistym przepływem gotówki
Aby zapewnić niezawodność integracji:
- mapuj właściwości na właściwy podmiot właścicielski (LLC/fundusz/itp.)
- Użyj prostego zamknięcia miesięcznego, aby poprzednie okresy nie ulegały zmianom
- Uzgodnij cotygodniowe kanały bankowe podczas konfiguracji (wczesne błędy szybko się rozprzestrzeniają)
- zapisz, kto jest właścicielem czego (faktury, zgody, uzgodnienia)
Pomaga to również wtedy, gdy potrzebujesz harmonogramów przepływów pieniężnych przygotowanych dla pożyczkodawcy lub inwestora.
Twórz raporty „przyjazne prognozom”.
Domyślne raporty są często zbyt proste.
Twoje raporty z prognozami powinny zawierać:
- daty rozpoczęcia i zakończenia najmu
- planowane podwyżki czynszów
- koncesje/kredyty
- stan zaległości
- kluczowe kategorie wydatków
Przydatne widoki panelu:
- wygaśnięcia umowy najmu w ciągu najbliższych 12 miesięcy
- podwyżki czynszów i daty ich obowiązywania
- duże zbliżające się rachunki (podatki, ubezpieczenia, przedłużenia umów)
- trendy przestępczości w porównaniu z normalnymi poziomami
- planowany CapEx z przewidywanymi datami wydatków
Prosty widok środków pieniężnych za następne 90 dni – oczekiwany czynsz, należne rachunki i planowane prace – może wystarczyć, aby tydzień po tygodniu podejmować lepsze decyzje.
