Mục lục
Bảng tính có thể hoạt động nhưng chúng cập nhật chậm và dễ hỏng.
Thay vì chạy theo những con số hàng tháng, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về:
- Tiền vào: tiền thuê nhà, phí và các khoản phí khác.
- Tiền chi ra: sửa chữa, nhà cung cấp, tiện ích và thuế
- Điều gì có thể xảy ra tiếp theo: vị trí tuyển dụng, gia hạn, tăng tiền thuê nhà và sàng lọc thông tin chi tiết giúp bạn đặt ra các giả định thu nhập thực tế hơn
Điều đó làm cho việc lập kế hoạch ngắn hạn trở nên đơn giản hơn với triển vọng tiền mặt trong 13 tuần.
Để nhanh chóng kiểm tra tính chính xác của các giả định này—đặc biệt là tỷ lệ chi phí, tác động về thuế hoặc tỷ lệ tăng tiền thuê nhà—bạn có thể sử dụng các công cụ tính toán trực tuyến đơn giản như Công cụ tính phần trăm hoặc Công cụ tính thuế bán hàng của chúng tôi để xác thực các số liệu trước khi khóa chúng vào dự báo của bạn.
Tại sao dữ liệu trở nên tốt hơn
Dự báo không thất bại vì toán học khó.
Chi tiết cho thuê luôn chính xác
Các điều khoản cho thuê không chỉ được lưu trữ—chúng còn được theo dõi.
- ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- số tiền thuê và ngày tăng
- nhượng bộ và tín dụng
- phí bổ sung (như CAM, nếu bạn sử dụng nó)
- quy định về phí nộp muộn
Vì vậy, khi hợp đồng thuê được gia hạn hoặc giá thuê thay đổi, dự báo của bạn sẽ cập nhật mà không cần bạn phải xây dựng lại trang tính.
Bạn có thể xem các bộ sưu tập khi chúng diễn ra
Khi tiền thuê được thu trực tuyến và hoạt động ngân hàng được kết nối, bạn có thể nhanh chóng thấy:
- Số tiền đã được lập hóa đơn so với số tiền thực tế đã được thanh toán
- Ai đứng sau và bao nhiêu
- mô hình phạm pháp trên các đơn vị và tài sản
Điều đó có nghĩa là giả định về thu nhập của bạn dựa trên hiệu suất thực tế chứ không phải “dự đoán của tháng trước”.
Chi phí trở nên dễ dự đoán hơn
Nhật ký bảo trì, lệnh sản xuất và hóa đơn của nhà cung cấp tạo nên một lịch sử rõ ràng.
Cách sử dụng phần mềm của bạn để có dự báo tốt hơn sau 30–90 ngày
Nhiều nhóm bất động sản đã có phần mềm nhưng họ chỉ sử dụng những phần mềm cơ bản.
Làm sạch dữ liệu trước
Nếu dữ liệu sai, dự báo sẽ tệ.
Tập trung vào các bản sửa lỗi sau:
- Khớp các danh mục thu nhập và chi phí với thiết lập kế toán của bạn
- Kiểm tra hợp đồng thuê để tìm ngày kết thúc bị thiếu, số tiền thuê sai hoặc thiếu gia hạn
- chuẩn hóa cách bạn đặt tên tài sản, đơn vị, chủ sở hữu và nhà cung cấp
- Xác nhận các khoản phí định kỳ phù hợp với điều khoản thuê
- xóa hoặc lưu trữ đối tượng thuê cũ và nhà cung cấp không hoạt động
Hãy dọn dẹp đúng cách một lần, sau đó kiểm tra nhẹ hàng tháng để giữ cho nó luôn khỏe mạnh.
Kết nối kế toán và ngân hàng để theo dõi tiền mặt rõ ràng hơn
Càng nhập lại dữ liệu, bạn càng tạo ra nhiều lỗi.
Khi hệ thống được kết nối với phần mềm kế toán (như QuickBooks hoặc Xero) và nguồn cấp dữ liệu ngân hàng:
- giao dịch luôn nhất quán trên các công cụ
- Sự hòa giải trở nên nhanh hơn
- Bạn có thể so sánh dự báo với chuyển động tiền mặt thực tế sớm hơn
Để duy trì sự tích hợp đáng tin cậy:
- ánh xạ các thuộc tính tới đúng thực thể sở hữu (LLC/quỹ/v.v.)
- Sử dụng cách đóng hàng tháng đơn giản để các khoảng thời gian trước đây không thay đổi liên tục
- Điều chỉnh nguồn cấp dữ liệu ngân hàng hàng tuần trong quá trình thiết lập (lỗi ban đầu lan truyền nhanh)
- viết ra ai sở hữu cái gì (thanh toán, phê duyệt, đối chiếu)
Điều này cũng hữu ích khi bạn cần lịch trình dòng tiền sẵn sàng cho người cho vay hoặc nhà đầu tư.
Xây dựng các báo cáo “thân thiện với dự báo”.
Các báo cáo mặc định thường quá cơ bản.
Báo cáo dự báo của bạn phải bao gồm:
- ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng thuê
- tăng tiền thuê theo lịch trình
- nhượng bộ/tín dụng
- tình trạng quá hạn
- các loại chi phí chính
Chế độ xem trang tổng quan hữu ích:
- Hợp đồng thuê hết hạn trong 12 tháng tới
- tăng tiền thuê và ngày có hiệu lực
- các hóa đơn lớn sắp tới (thuế, bảo hiểm, gia hạn hợp đồng)
- xu hướng phạm pháp so với mức bình thường
- CapEx đã lên kế hoạch với ngày chi tiêu dự kiến
Một Chế độ xem tiền mặt trong 90 ngày tiếp theo đơn giản—tiền thuê dự kiến, hóa đơn đến hạn và các công việc đã lên kế hoạch—có thể đủ để đưa ra quyết định tốt hơn theo từng tuần.
